Ce que contient le relevé
Le relevé de reste à charge — le « RAC » — est la notification par laquelle le Département indique, pour chaque résident admis à l'aide sociale à l'hébergement, comment se répartit le coût du séjour sur la période.
On y trouve typiquement, ligne par ligne :
- l'identité du résident et sa période de prise en charge ;
- le nombre de jours retenus sur le mois ;
- la contribution du résident — le reversement de ses ressources ;
- le reste à charge du Département — le complément qu'il prend en charge ;
- d'éventuelles régularisations portant sur des mois antérieurs.
Le RAC est une notification, pas une facture. Il vous dit ce que le Département a décidé. C'est à l'établissement d'émettre les titres correspondants — et de vérifier que la décision notifiée correspond bien à la situation réelle du résident.
Le problème du format
Les Départements ne transmettent pas tous le relevé de la même façon. Certains produisent un fichier exploitable ; beaucoup envoient un PDF issu d'une chaîne d'impression, sans couche de texte — l'équivalent numérique d'une photocopie.
Conséquence pratique : le document ne peut pas être copié-collé dans un tableur. Il faut le ressaisir à la main, ligne par ligne, tous les mois. Sur un établissement de 80 lits dont 30 résidents à l'aide sociale, cela représente plusieurs heures mensuelles de saisie — et chaque ressaisie introduit son propre risque d'erreur.
La lecture automatique par reconnaissance de caractères (OCR) lève ce verrou, à condition de rapprocher ensuite les lignes de façon tolérante : un nom mal reconnu ne doit pas faire échouer le rapprochement d'un montant correct.
Les cinq contrôles à mener
Un relevé se contrôle sur cinq axes. Pris isolément, chacun paraît anodin ; c'est leur cumul, mois après mois, qui produit les pertes.
| Contrôle | Ce qu'on vérifie | Ce que révèle un écart |
|---|---|---|
| 1. Présence | Tous vos résidents à l'ASH figurent-ils au relevé ? | Une admission non notifiée, ou un dossier oublié par le Département |
| 2. Jours retenus | Le nombre de jours correspond-il à la présence réelle ? | Une absence, une hospitalisation ou une sortie mal répercutée |
| 3. Contribution | Le montant correspond-il à votre calcul du reversement ? | Une révision de ressources non intégrée, ou une erreur de plancher |
| 4. Tarif appliqué | Le prix de journée retenu est-il celui en vigueur sur la période ? | Un arrêté tarifaire non répercuté, souvent avec effet rétroactif |
| 5. Régularisations | Les lignes rétroactives sont-elles justifiées et rattachées au bon mois ? | Un double comptage, ou une régularisation jamais facturée |
Le piège du tarif rétroactif. Les arrêtés de tarification arrivent souvent en cours d'année avec effet au 1er janvier. Le Département régularise alors plusieurs mois d'un coup. Sans historique daté du prix de journée, il est impossible de vérifier si la régularisation est juste — on l'accepte par défaut.
Rapprocher le RAC, la facturation et l'encaissement
Le relevé n'est que le premier des trois documents du cycle. Le contrôle n'est complet que si les trois se rejoignent.
Étape 1 — Le RAC contre votre calcul
Ce que le Département a retenu contre ce que vous avez calculé pour chaque résident. Un écart ici est une décision que vous ignorez : révision de ressources, changement de situation, application d'une règle départementale particulière. Voir le guide du calcul du reversement.
Étape 2 — Le RAC contre vos bordereaux
Le cycle ASH génère deux flux de facturation distincts, qu'il faut suivre séparément :
- la contribution au débit du résident — ce qu'il reverse sur ses ressources ;
- le reste à charge au débit du Département — le complément pris en charge par l'aide sociale.
Les fusionner en un seul suivi est l'erreur structurante la plus courante. Elle rend impossible le calcul d'un taux de recouvrement pertinent, puisqu'on ne compare plus des périmètres comparables.
Étape 3 — Les bordereaux contre les encaissements
Facturer n'est pas encaisser. Le rapprochement avec l'état des restes à recouvrer se fait par numéro de titre et par exercice, avec un repli par nom lorsque le numéro est absent ou mal lu. C'est cette dernière étape qui transforme un suivi comptable en pilotage : elle seule dit ce qui manque réellement en trésorerie.
Le taux de recouvrement doit être calculé sur le seul périmètre résident. Comparer les encaissements totaux à la facturation totale mélange deux débiteurs aux comportements de paiement radicalement différents — un Département paie, un résident peut ne pas payer. Le taux ainsi obtenu ne veut rien dire.
Les anomalies les plus fréquentes
- Résident sorti toujours facturé. La sortie ou le décès n'a pas été notifié, ou l'a été trop tard. Avec une facturation à terme à échoir, le mois de sortie reste dû en entier et la régularisation apparaît le mois suivant en négatif.
- Contribution figée après revalorisation. Les pensions sont revalorisées, le reversement devrait suivre. S'il ne bouge pas, le Département compense — et le régularisera plus tard.
- Plancher d'argent de poche non appliqué. Sur les résidents aux ressources modestes, le taux a été appliqué au lieu du plancher légal.
- Régularisation encaissée mais jamais titrée. Le montant arrive en trésorerie sans titre correspondant : il reste orphelin au rapprochement.
- Allocation logement traitée en déduction. Elle doit s'ajouter au reversement, pas s'en retrancher.
Questions fréquentes
Le relevé RAC du Département est-il une facture ?
Non. C'est une notification : elle vous dit comment le Département a décidé de répartir le coût du séjour. C'est à l'établissement d'émettre les titres correspondants, et de vérifier au passage que la décision notifiée correspond bien à la situation réelle du résident.
Que faire quand le relevé arrive en PDF non exploitable ?
Beaucoup de Départements envoient un PDF issu d'une chaîne d'impression, sans couche de texte : impossible à copier dans un tableur. Sur 30 résidents à l'aide sociale, la ressaisie manuelle représente plusieurs heures par mois, et chaque ressaisie ajoute son propre risque d'erreur. La lecture automatique par reconnaissance de caractères lève ce verrou, à condition de rapprocher ensuite les lignes de façon tolérante : un nom mal reconnu ne doit pas faire échouer le rapprochement d'un montant correct.
Un résident sorti apparaît encore sur le relevé : est-ce une erreur ?
Pas nécessairement. Avec une facturation à terme à échoir, le mois de sortie reste dû en entier et la régularisation apparaît le mois suivant, en négatif. En revanche, si le résident continue d'être facturé au-delà, c'est que la sortie ou le décès n'a pas été notifié, ou l'a été trop tard.
Pourquoi la contribution du résident ne bouge-t-elle pas après une revalorisation ?
C'est l'anomalie la plus discrète. Les pensions sont revalorisées, le reversement devrait suivre. S'il reste figé, le Département compense la différence — et la régularisera plus tard, souvent en une fois et sur plusieurs mois.
Sur quel périmètre calculer le taux de recouvrement ?
Sur le périmètre résident uniquement. Mélanger les créances dues par le résident et celles dues par le Département produit un taux qui ne veut rien dire : les deux n'ont ni le même débiteur, ni le même circuit d'encaissement, ni les mêmes délais.
À lire ensuite
Le calcul du reversement
La formule complète, les déductions admises, la proratisation et un exemple chiffré.
Choisir un logiciel ASH
Ce qu'un logiciel de facturation ne contrôle pas, et les critères qui comptent vraiment.
Le relevé RAC importé, contrôlé, rapproché
GestASH importe le relevé du Département — y compris les PDF sans couche texte — le confronte à vos calculs, à vos deux bordereaux de facturation et à vos encaissements, puis liste les écarts à traiter.