Le trou dans la chaîne
Le cycle de l'aide sociale à l'hébergement fait intervenir trois systèmes qui ne se parlent pas : le Département notifie, votre logiciel de facturation émet, la trésorerie encaisse. Entre les trois, personne ne rapproche.
Le résultat est toujours le même : les écarts ne sont pas détectés, ils sont découverts. Souvent des mois plus tard, à l'occasion d'une régularisation massive du Département ou d'un contrôle. Entre-temps, l'établissement a financé la différence sur sa trésorerie.
Ce n'est pas un défaut des logiciels de facturation. Ils font ce pour quoi ils sont conçus : produire des titres. Le contrôle du reversement ASH est un métier différent — réglementaire, départemental, et qui change chaque année.
Ce que fait GestASH
1. Le calcul réglementaire du reversement
Pour chaque résident : ressources, argent de poche au taux ou au plancher selon le cas, mutuelle, frais de tutelle au barème progressif, part du conjoint resté à domicile, allocation logement, proratisation des entrées et sorties. Les paramètres annuels (ASPA, AAH, SMIC) sont datés, de sorte qu'un contrôle rétroactif applique les valeurs de la bonne période. Le détail du calcul est documenté dans le guide du reversement.
2. L'import du relevé du Département
Le relevé RAC est importé en CSV, ou lu automatiquement lorsqu'il arrive en PDF sans couche texte — le cas le plus fréquent. Le rapprochement se fait mois par mois, avec une tolérance sur les noms afin qu'un caractère mal reconnu ne fasse pas échouer une ligne dont les montants sont corrects.
3. Le suivi séparé des deux périmètres
La contribution au débit du résident et le reste à charge au débit du Département sont suivis séparément, de la facturation jusqu'à l'encaissement. C'est la condition pour obtenir un taux de recouvrement qui veut dire quelque chose : on ne compare que ce qui est comparable.
4. Le bouclage sur les encaissements
L'état des restes à recouvrer est rapproché titre par titre, par numéro et exercice, avec repli par nom. Ce qui reste après ce rapprochement est la perte réelle — pas une estimation.
5. Les anomalies, listées
Résident sorti toujours facturé, contribution figée après revalorisation, plancher d'argent de poche non appliqué, régularisation encaissée sans titre, tarif d'hébergement divergent du relevé : chaque écart est remonté avec son montant et son mois de rattachement.
Les critères qui comptent au moment de choisir
| Critère | Pourquoi c'est décisif |
|---|---|
| Paramètres datés | Sans historisation de l'ASPA, de l'AAH et du prix de journée, aucun contrôle rétroactif n'est possible — or les régularisations sont toujours rétroactives. |
| Règles départementales | Les déductions admises et la part du conjoint varient selon le RDAS. Un outil qui n'en gère qu'un jeu ne convient pas aux établissements multi-départements. |
| Lecture des PDF non textuels | Si le relevé doit être ressaisi à la main, le gain de temps disparaît et l'erreur de saisie revient. |
| Séparation résident / Département | Un suivi fusionné rend le taux de recouvrement ininterprétable. |
| Hébergement des données | Données de santé et données financières de personnes vulnérables : l'hébergement en France et la conformité RGPD ne sont pas négociables. |
Tarifs
Un produit unique, facturé selon la capacité de l'établissement :
| Capacité | Abonnement |
|---|---|
| Moins de 60 lits | 99 € HT / mois |
| 60 à 100 lits | 149 € HT / mois |
| Plus de 100 lits | 199 € HT / mois |
En option, l'Assistant règlement — consultation en langage naturel du règlement départemental, avec réponses sourcées — à 29 € HT/mois. Mise en route et reprise de données : forfait unique de 290 à 490 € selon l'historique. L'engagement annuel donne deux mois offerts.
Comme il s'agit d'une application web, il n'y a rien à installer. La prise en main est accompagnée d'un pilote d'un mois. Le détail figure sur la page tarifs.
Données et conformité
Les données sont hébergées en France. Chaque établissement dispose d'un espace cloisonné, avec isolation au niveau de la base de données. Les accès sont nominatifs et attribués par rôle. Le traitement est conforme au RGPD.
Pour aller plus loin
Le calcul du reversement
La formule complète, les déductions admises et un exemple chiffré ligne à ligne.
Le relevé RAC du Département
Les cinq contrôles à mener et la méthode de rapprochement en trois étapes.
Voir GestASH sur vos propres chiffres
Une démonstration de trente minutes suffit à situer les écarts sur un mois réel de votre établissement.