Un logiciel dédié à l'aide sociale à l'hébergement

Le trou dans la chaîne

Le cycle de l'aide sociale à l'hébergement fait intervenir trois systèmes qui ne se parlent pas : le Département notifie, votre logiciel de facturation émet, la trésorerie encaisse. Entre les trois, personne ne rapproche.

Le résultat est toujours le même : les écarts ne sont pas détectés, ils sont découverts. Souvent des mois plus tard, à l'occasion d'une régularisation massive du Département ou d'un contrôle. Entre-temps, l'établissement a financé la différence sur sa trésorerie.

Ce que GestASH n'est pas

GestASH n'est pas un logiciel de facturation d'EHPAD, ni un dossier usager. Si vous cherchez à éditer vos factures d'hébergement, gérer vos tarifs et vos prix de journée, suivre les soins, les transmissions, le plan de restauration ou le dossier médical du résident, ce n'est pas ici. Ces outils existent, ils font bien leur métier, et GestASH ne prétend pas les remplacer.

GestASH s'installe à côté du logiciel que vous avez déjà, sur le seul périmètre que celui-ci ne contrôle pas : le reversement des ressources des résidents pris en charge à l'aide sociale. Vous continuez de facturer comme aujourd'hui ; GestASH vérifie que ce qui est facturé est juste, et que ce qui est dû a bien été encaissé.

Autrement dit : si votre besoin est un logiciel de gestion complet, passez votre chemin. Si votre besoin est de savoir combien le Département vous doit encore et combien vos résidents vous doivent, c'est exactement ce que GestASH calcule.

Ce que fait GestASH

1. Le calcul réglementaire du reversement

Pour chaque résident : ressources, argent de poche au taux ou au plancher selon le cas, mutuelle, frais de tutelle au barème progressif, part du conjoint resté à domicile, allocation logement, proratisation des entrées et sorties. Les paramètres annuels (ASPA, AAH, SMIC) sont datés, de sorte qu'un contrôle rétroactif applique les valeurs de la bonne période. Le détail du calcul est documenté dans le guide du reversement.

2. L'import du relevé du Département

Le relevé RAC est importé en CSV, ou lu automatiquement lorsqu'il arrive en PDF sans couche texte — le cas le plus fréquent. Le rapprochement se fait mois par mois, avec une tolérance sur les noms afin qu'un caractère mal reconnu ne fasse pas échouer une ligne dont les montants sont corrects.

3. Le suivi séparé des deux périmètres

La contribution au débit du résident et le reste à charge au débit du Département sont suivis séparément, de la facturation jusqu'à l'encaissement. C'est la condition pour obtenir un taux de recouvrement qui veut dire quelque chose : on ne compare que ce qui est comparable.

4. Le bouclage sur les encaissements

L'état des restes à recouvrer est rapproché titre par titre, par numéro et exercice, avec repli par nom. Ce qui reste après ce rapprochement est la perte réelle — pas une estimation.

5. Les anomalies, listées

Résident sorti toujours facturé, contribution figée après revalorisation, plancher d'argent de poche non appliqué, régularisation encaissée sans titre, tarif d'hébergement divergent du relevé : chaque écart est remonté avec son montant et son mois de rattachement.

Les critères qui comptent au moment de choisir

Tarifs

Un produit unique, facturé selon le nombre de dossiers d'aide sociale suivis — c'est ce volume, et non la capacité de l'établissement, qui détermine le travail de calcul et de rapprochement :

GestASH s'acquiert par une licence perpétuelle, pensée pour un financement sur crédits d'investissement plutôt que sur le budget de fonctionnement. Le prix se paie une fois et le droit d'usage est acquis définitivement : il n'est pas redû si l'établissement interrompt puis reprend le service. GestASH reste une application hébergée — rien n'est installé dans l'établissement.

La redevance annuelle couvre le service : hébergement, sauvegardes, mises à jour réglementaires et support. Elle vaut un sixième de la licence — 774 € HT jusqu'à 15 dossiers, 1 200 € (16 à 35), 1 674 € (36 à 70), 2 274 € (au-delà). Le service fonctionne tant qu'elle court.

Si votre nombre de dossiers change de palier, le constat se fait une fois par an, à la date d'échéance de la redevance ; les variations en cours d'année sont sans effet. Au passage au palier supérieur, seule la différence entre les deux licences est due — 2 556 €, 2 844 € ou 3 600 € selon le saut — et ces compléments sont additifs : en gravissant les paliers un par un, vous payez au total le prix du palier atteint, sans supplément. Le complément peut être étalé sur trois ans sur la redevance, sans frais. À la baisse, le droit d'usage acquis reste acquis : la licence n'est pas remboursée et la redevance ne diminue pas.

En option, l'Assistant règlement — consultation en langage naturel du règlement départemental, avec réponses sourcées — à 348 € HT/an. La mise en route et la reprise de données sont incluses dans la licence.

Comme il s'agit d'une application web, il n'y a rien à installer. La démonstration se fait sur un relevé pseudonymisé que vous transmettez, et les trois premiers cycles mensuels sont accompagnés après la mise en service. Le détail figure sur la page tarifs.

Données et conformité

Les données sont hébergées en France. Chaque établissement dispose d'un espace cloisonné, avec isolation au niveau de la base de données. Les accès sont nominatifs et attribués par rôle. Le traitement est conforme au RGPD.

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